⬤ Gratis software en apps zoeken:
Een document management systeem (DMS) is een softwarepakket voor het beheren van de creatie, vastlegging, raadpleging, routering en archivering van elektronische documenten. Voorbeelden van bestanden die opgeslagen kunnen worden zijn Powerpoint, Excel, Word bestanden, gescande facturen, formulieren en foto's.
Een Document Management Systeem (DMS) wordt gebruikt om documenten veilig op te slaan, te delen en te zoeken. Dat is erg handig, want zo heeft u binnen uw bedrijf een manier om documenten efficiënter te beheren en te gebruiken. Dat gebeurt allemaal vanuit één centrale plek. OpenProdoc is zo'n systeem om documenten mee te beheren. Met OpenProdoc maakt u mappen aan, waar documenten in onder te brengen en te categoriseren zijn. Zo geeft u uw documentatie een duidelijke structuur, die helemaal op die van uw organisatie aan te passen is. Meerdere gebruikers werkend dan met het systeem, waardoor het goed in uw organisatie te implementeren is. OpenProdoc is gratis te gebruiken en is beschikbaar voor Windows, macOS en Linux. Er is nog een versie om op uw eigen server te installeren.
Binnen een bedrijf gaan documenten regelmatig heen en weer en soms heeft u misschien wel honderden documenten op uw computer staan. Dat is niet altijd even overzichtelijk en soms is de kans aanwezig dat een document niet zo makkelijk terug te vinden is. OpenProdoc komt dan goed van pas. Hiermee zijn al uw documenten simpel te ordenen en bovendien voegt u er een trefwoord of een korte beschrijving aan toe, waardoor u meteen weet waar een document thuishoort of waar het over gaat. OpenProdoc is op meerdere besturingssystemen te gebruiken en zo breed inzetbaar. Er is een versie om te installeren en een draagbare versie, waarbij installatie dus niet nodig is. Verder installeert u het programma simpel op uw eigen serverruimte, waardoor het meteen toegankelijk is via uw browser.
U moet dan wel een account aanmaken en inloggen. Het is mogelijk om meerdere accounts aan te maken en zo anderen toegang te geven. Per account stelt u de opties in. U heeft wel de juiste versie nodig van Java Runtime Environment. Het te downloaden bestand is zelf met ruim 100 MB aan de grote kant. De interface is minimalistisch en bestaat verder uit verschillende tabbladen. OpenProdoc werkt met een duidelijke mappenstructuur en u bladert simpel door al die mappen heen. Daarbij bekijkt u meteen de inhoud door op een map te klikken en verder zijn die mappen uit te breiden met submappen. Alle mappen zijn te ordenen op gebruiker, datum, tijdstempel, locatie of type. In die mappen is het mogelijk om bestanden en documenten te uploaden.
Documenten zijn simpel toe te voegen of te importeren vanuit externe systemen, met doelbronnen voor Abby en Kofax. In het menu ziet u meerdere versies van documenten, als die er zijn, en er is een prima zoekfunctie om op trefwoord te zoeken naar documenten. Een bestand is te bekijken door er op te dubbelklikken. Bestanden zijn simpel te delen en desgewenst uw zelfs uw hele databank meteen te kopiëren. OpenProdoc is zo een mooi programma om documenten mee te sorteren en terug te vinden en uw productiviteit en die van uw team een flinke impuls te geven.
OpenProdoc heeft de volgende kenmerken:
OpenProdoc screenshots
Website van de makers van OpenProdoc
website van OpenProdoc naar OpenProdoc download pagina
Clouddiensten dienen een hoog gebruikersgemak. Het is een goede manier om documenten en bestanden te bewaren, te delen of om samen met anderen aan een project te werken. Bekende clouddiensten zijn Dropbox, Google Drive, OneDrive en Box, maar er zijn er meer, zoals OpenDocMan. Dit programma is een beetje vergelijkbaar met Dropbox, maar heeft toch wat andere functionaliteiten. Met OpenDocMan uploadt u documenten en die zijn vervolgens weer netjes te categoriseren en te beheren. Het gaat hier om een webgebaseerde dienst die op een eigen serverruimte geïnstalleerd kan worden.
OpenDocMan is een Document Management Systeem (DMS) om online bestanden mee op te slaan. Het is geschreven in PHP, wordt ondersteund door een krachtige MySQL databank en voldoet aan alle privacywetgeving. Het programma moet op uw eigen server geïnstalleerd worden en de software daarvoor is dus beschikbaar voor meerdere besturingssystemen. Dat installeren is op zich niet heel ingewikkeld, al kost het wat meer moeite dan u misschien gewend bent. U downloadt alles in een gecomprimeerde map. Die pakt u uit en de benodigde bestanden kopieert u naar uw eigen serverruimte, waar u een MySQL databank aanmaakt met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Daarna maakt u een map aan op de locatie waar de bestanden naar opgeslagen moeten worden. Vanaf dan krijgt u toegang tot OpenDocMan via uw browser. Dat werkt via een speciale link, die zelfs te koppelen is aan uw eigen domeinnaam.
Via de url logt u vervolgens in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U komt dan terecht op uw dashboard met bovenaan tabbladen voor de verschillende functies en in het midden ziet u uw documenten. OpenDocMan, dat overigens in het Nederlands beschikbaar is, ondersteunt het gebruik van ieder bestandstype. Bovenaan uw scherm vindt u de knop om bestanden te uploaden. Er wordt dan een meta veld aangemaakt en daar zijn nog wat gegevens in te vullen en zijn bestanden desgewenst aan een departement toe te wijzen. Het is mogelijk om zelf die categorieën te maken, zoals boekhouding, en bestanden die u gaat uploaden zijn dan toe te wijzen aan de boekhouding. Het is mogelijk om meerdere mensen toegang te geven en zij checken dan de bestanden die voor hen bestemd zijn en uploaden zelf eveneens documenten. Daarnaast voegt u nog een beschrijving of een notitie toe aan een document.
OpenDocMan laat van alle bestanden de bewerkgeschiedenis zien, zodat u weet wie er aan een document gewerkt heeft of wanneer het geüpload is. Daarnaast deelt u alle bestanden eenvoudig met anderen en zijn bestanden direct te downloaden naar uw computer. Voor anderen is het weer mogelijk een reactie bij een bestand achter te laten. U ontvangt een notificatie per e-mail als dat gebeurd is. Met de zoekfunctie doorzoekt u het programma op trefwoord om zo snel het juiste document te vinden. Alle bestanden zijn te ordenen aan de hand van meerdere criteria, zoals datum, afdeling, categorie en meer.
OpenDocMan heeft de volgende kenmerken:
OpenDocMan screenshots
Website van de makers van OpenDocMan
website van OpenDocMan naar OpenDocMan download pagina
OpenKM is een document management systeem met een web gebruikersinterface dat het makkelijk maakt om bedrijfsdocumenten te beheren en terug te vinden. Het DMS programma is open source dus gratis te gebruiken.
OpenKM heeft als doel een DMS pakket te bieden dat zowel door kleine als grote bedrijven te gebruiken is.
OpenKM heeft de volgende kenmerken:
OpenKM screenshots
Website van de makers van OpenKM
website van OpenKM naar OpenKM download pagina
Epiware is open source document management software. Het programma bevat alle funties die nodig zijn om documenten veilig op te slaan, te beheren en te delen over het internet. Het web based systeem is geschreven in PHP en maakt gebruik van een MySQL database.
UPDATE: Epiware wodt niet meer aangeboden.
Epiware heeft de volgende kenmerken:
Epiware screenshots
Website van de makers van Epiware
website van Epiware naar Epiware download pagina
Op de website van de ontwikkelaars van deze gratis software kunt u meer informatie vinden en kunt u de software downloaden.